Catatanku:Fungsi dan Peran Supervisor

FUNGSI DAN PERAN
SUPERVISOR

Dalam Halaman ini, saya berusaha membahas mengenai
- Fungsi dan peran supervisor dalam manajemen toko
- Tugas Supervisor
- Alat bantu / Clipboard dalam operational sehari - hari.

Fungsi dan Peran Supervisor

- Sebagai poros perusahaan
- Sebagai mediator (Antara pramuniaga dan Asst SM / SM)
- Sebagai ahli mengatur orang ( Fungsi kepemimpinan)

Struktur Organisasi Toko

Tugas Supervisor

1. Proses Kerja

a. Counter / Area
- Melakukan checklist day to day
- Memonitor penataan barang (koordinasi dengan VM toko)

b. Proses penerimaan barang di Ekspedisi
- Pengecekan penerimaan barang secara kualitas dan kuantitas

c. Penjualan
- Mengawasi pelaksanaan 5 langkah menjual
  (Senyum Sapa - Butuh - Demo - Tutup - Tambah )
- Mengawasi kelancaran transaksi customer di kassa

d. Mitra kerja / Supplier
- Mengawasi proses penerimaan via DC / pusat
- Mengevaluasi performance setiap konsinyasi ( Over / Under sales)
- Menggalang program kerjasama dalam bentuk Joint Promosi

e. Laporan
- Menganalisa Penjualan - Produktivitas
- Menganalisa Over / Under Stock Merchandise
- Menganalisa Aging Stock (umur barang)

2. Proses Pelaksanaan Blue Print SO

a. Routine
- Melakukan Checklist MOT (exellent standard)
- Melaksanakan Program penekanan
  Angka kehilangan (shrinkage) sbb :
  * Piket counter
  * Inventory Counter
  * Petugas kamar pas
  * Sidak loker secara berkala
  * Stock opname bayangan ( estimasi bulanan)
b. Performance Assestment
- Melakukan Evaluasi PA ( Point Appraisal ) bawahan per    semester
- Melakukan counselling dengan bawahan

Meeting Singkat Pagi Hari

1. Mengontrol kehadiran pramuniaga shift pagi
2. Memeriksa kelengkapan seragam baik pramuniaga matahari maupun SPG
3. Menyampaikan pengumuman / pemberitahuan yang di dapat dari Asst mgr     maupun Store Manager
4. Membahas rencana kerja hari itu dan bersama sama merencanakan     penyelesaian untuk pekerjaan yang belum terselesaikan hari sebelumnya
5. Menyampaikan tingkat keberhasilan penjualan toko maupun counter
6. Menampung permasalahan yang terjadi untuk segera diambil langkah     penyelesaiannya

Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor
(Penentu kebijakan di Counter)

- Membuat usulan promosi jabatan bagi bawahannya
- Memberikan reward (penghargaan) dan punishment (hukuman)
- Membuat creative program untuk mencapai target penjualan
- Melaksanakan rutin program training / Role play bagi bawahannya

Day to Day Activity Check list

Persiapan Buka Toko ( Jam 08.30 - 09.30 )

a. Min 15 Menit hadir sebelum jam kerja efektif
b. Melaksanakan kontrol yang meliputi :
   * Kehadiran koordinator dan pramuniaga
   * Menyiapkan prioritas kerja hari ini bersama koordinator
   * Kontrol kebersihan counter / kamar pas
   * Penataan barang , terutama wagon, table display, POP, signed
   * Penampilan karyawan : emblem, sepatu, kaus kaki, makeup, stocking
   * Lantai / lorong bebas dari kardus

Setelah toko dibuka untuk umum
1. Kegiatan Umum ( Jam 10.00 - 11.00 )

a. Kontrol penerangan dan sistem kelistrikan di counter
b. Kontrol kelengkapan kamar pas dan petugas kamar pas
c. Kontrol lokasi kassa ( kasir siap tugas, relling kassa/ posisi in/out)
d. Kontrol penataan barang ( gradasi warna, Grouping / POP)
e. Melakukan sidak locker
f.  Kontrol peralatan APAR, hydrant bersama security
g. Kontrol kebersihan toilet customer jika berdekatan

2. Kegiatan di Area ( Jam 11.00 - 12.00 )

a. Pengawasan terhadap pelaksanaan customer care yang dilakukan oleh :
   - Pramuniaga / SPG dan kasir
b. Dialog dengan para pramuniaga / spg dan Customer
c. Kontrol kebersihan toilet jika berdekatan

Setelah Toko dibuka untuk Umum
3. Kegiatan di Area Merchandise ( Jam 12.00 - 13.00)
a. Melakukan proses / cek bongkar muat barang dari mobil DC
b. Pembahasan problem merchandise
* Best Item
* Fast / Slow Item
* Death item
* Barang Cacat ( baru datang / cacat lama )
c. Melakukan supervisi penataan barang, meliputi gradasi warna / gruping
d. Kontrol kebersihan Area penjualan

4. Kegiatan Bersama Asst Mgr / Koordinator ( Jam 14.00 - 15.00 )

a. Membaca / Follow up surat Masuk ( buku komunikasi internal )
b. Menganalisa / mengevaluasi sales & produktivitas
c. Kontrol terhadap biaya yang di keluarkan counter
d. Melakukan meeting dengan SM / Asst SM
3. Melakukan Store Visit

5. Kegiatan di ruang Ekspedisi ( Jam 15.00 - 16.00 )

a. Melakukan Kontrol pencatatan PCN/RR/DI/LSPB
b. Melakukan kontrol barang basic
c. Melakukan kontrol jumlah dokumen yang diterima/ dikirim
d. Pemeriksaan kuantitas dan harga barang yang di retur / transfer
e. Kontrol kebersihan

6. Kegiatan Akhir ( Jam 16.00 - 17.00 )

a. Kontrol petugas kassa di counter untuk shift II
b. Kontrol godang / tempat penyimpanan barang
c. Meeting singkat dengan partner shift / koordinator yang bertugas shift II
d. Kontrol kebersihan area penjualan
e. Kontrol karyawan pulang ( check body )

 

7. Kegiatan Umum Malam ( Jam 18.00 - 19.00 )

a. Kontrol penampilan karyawan
b. Meeting penerangan, AC dan signboard gedung
c. Kontrol kelengkapan kamar pas
d. Kontrol lokasi gedung ( pastikan tidak ada yg istirahat )
e. Kontrol kebersihan

8. Kegiatan di Area ( Menjelang tutup Toko) jam 20.30 - 21.00

a. List permasalahan yang terjadi di hari itu untuk diselesaikan esok
b. Merapikan penataan barang kembali
c. Kontrol toilet / tong sampah ( pastikan dlm keadaan bersih )
d. Kontrol pintu darurat / gudang

9. Kegiatan Akhir ( Jam 21.00 - 21.30 )

a. Kontrol penerangan / AC diarea ( dalam posisi off)
b. Kontrol semua ruangan kantor ( sudah terkunci)
c. Kontrol Toilet karyawan ( keadaan bersih)
d. Pengecekan belanja karyawan
e. Check body
f. Pulang sama sama dengan piket kunci 

Semoga bermanfaat ya .........salam sukses.....